Республика Алтай
Турочакский район
Администрация муниципального образования
«Артыбашское сельское поселение»
649154, Республика Алтай,
с. Иогач, ул. Центральная,1
Тел. (38843) 27-3-19
ПОСТАНОВЛЕНИЕ JОП
от 19 февраля 2016 года № 23
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Артыбашское сельское поселение»
Для совершенствования подготовки, обработки, хранения и использования, образующихся в деятельности администрации муниципального образования «Артыбашское сельское поселение» служебных документов и повышения эффективности делопроизводства
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Артыбашское сельское поселение» согласно приложению.
2. Постановление вступает в силу с момента его подписания и обнародования.
3. Обнародовать постановление путем размещения в сельских библиотеках, администрации, на информационных стендах и официальном сайте МО «Артыбашское сельское поселение».
4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой
Глава муниципального
образования «Артыбашское сельское поселение» А.Ю. Семухин
УТВЕРЖДЕНА
Постановлением Главы
муниципального образования
«Артыбашское сельское поселение»
от 19 февраля 2016 года № 23
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации муниципального образования
«Артыбашское сельское поселение»
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству (далее по тексту – Инструкция) в Администрации муниципального образования «Артыбашское сельское поселение» (далее по тексту – Сельская администрация) устанавливает единые требования подготовки, обработки, хранения и использования, образующихся в деятельности Сельской Администрации служебных документов (далее по тексту – документ), совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция составлена в соответствии с требованиями Конституции Российской Федерации, Федерального закона от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закона Республики Алтай от 24 апреля 2003 года № 11-9 «О гербе Республики Алтай», Закона Республики Алтай от 24 декабря 2007 года № 103-РЗ «Об архивном деле в Республике Алтай», Устава муниципального образования «Артыбашское сельское поселение», Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Общее руководство работой с документами и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляет Глава администрации муниципального образования «Артыбашское сельское поселение» (далее – Глава администрации).
Ответственность за выполнение требований Инструкции возлагается на делопроизводителя Сельской администрации (далее - делопроизводитель администрации).
1.7. Содержание документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Использование сведений, содержащихся в документах, за исключением персональных данных, для опубликования в печати, передачах на радио и телевидении допускается с разрешения руководства Сельской администрации.
1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни, при увольнении или переводе на другую работу сотрудники Сельской администрации обязаны передать по указанию Главы администрации, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику, на которого возложено исполнение обязанностей.
1.9. Должностные лица, виновные в нарушении правил работы с документами, привлекаются к ответственности в установленном порядке.
II. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы, создаваемые в Сельской администрации оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
2.1.2. В Сельской администрации используются следующие виды бланков, изготовленные с помощью компьютерной техники:
- бланк постановления;
- бланк распоряжения;
-бланк протокола;
- бланк письма;
- бланк общий.
2.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
2.1.4. Состав реквизитов для бланков постановления, распоряжения, протокола:
а) наименование органа местного самоуправления на государственных языках Российской Федерации и Республики Алтай;
б) наименование вида документа на государственных языках Российской Федерации и Республики Алтай (кроме протокола);
в) отметки для проставления даты и регистрационного номера.
2.1.5. Состав реквизитов для бланка письма
а) наименование органа местного самоуправления на государственных языках Российской Федерации и Республики Алтай;
б) справочные данные об органе местного самоуправления (почтовый адрес, номера телефона, телефон-факс, адрес электронный почты и др. сведения);
в) отметки для проставления даты и регистрационного номера;
г) отметки для рассылки на номер и дату исходящего документа адресата.
2.1.6. Образцы бланков документов, используемые в Сельской администрации приведены в Приложениях № 1-4.
2.1.7. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.1.8. Состав документов Сельской администрации:
- в деятельности Сельской администрации создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.;
- коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах комиссий, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний;
- взаимные обязательства Сельской администрации с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов;
- в зависимости от конкретных задач управления в деятельности Сельской администрации создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.;
- в установленных законодательством случаях в Сельской администрации могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (протокол, положение и др.).
2.2. Правила оформления проектов постановлений, распоряжений
2.2.1. Проекты постановлений, распоряжений готовят сотрудники Сельской администрации по поручению Главы администрации или по собственной инициативе в пределах своей компетенции.
2.2.2. Постановления, распоряжения подписываются Главой администрации. Подлинники постановлений, распоряжений хранятся у делопроизводителя администрации.
2.2.3.Постановления, распоряжения печатаются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером № 12.
2.2.4. Постановление, распоряжение имеет следующие реквизиты:
1) Наименование органа – Республика Алтай Турочакский район Администрация муниципального образования «Артыбашское сельское поселение», почтовый адрес, телефон.
2) Название вида документа – Постановление / Распоряжение (на государственных языках Российской Федерации и Республики Алтай).
3) Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрированным способом и оформляются словесно-цифровым способом.
4) Заголовок – должен кратко и точно отражать содержание текста постановления, распоряжения, точка в конце заголовка не ставится, печатается полужирным начертанием через одинарный межстрочный интервал по центру и отделяется от даты и номера двойным межстрочным интервалом.
5) Текст – отделяется от заголовка двойным межстрочным интервалом, печатается через одинарный межстрочный интервал с отступом 1,25 см. от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине.
Структура постановления, распоряжения как правило, состоит из двух частей: констатирующей части (преамбулы) и распорядительной (властные предписания, адресованные объектам управления), юридически связанной с приложением.
В констатирующей части излагаются цели, задачи, факты, события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений, предписываемых действий. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т.п.
Если постановление, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть в проектах постановлений, распоряжений завершается распорядительными словами: «постановляю:» (в постановлениях) или «предлагаю:», «обязываю:», «утверждаю:», «возлагаю:» (в распоряжениях), которые выравниваются левому краю, затем ставится двоеточие.
Предписания в пунктах постановлений, распоряжений должны согласовываться в падеже с распорядительным словом «приказываю» и «предлагаю»–кому?, «обязываю»–кого?.
Распорядительная часть постановления, распоряжения отделяется от констатирующей части дополнительным одинарным межстрочным интервалом и печатается с новой строки с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются специалисты, должностные лица Сельской администрации.
Распорядительная часть текста может делиться на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на абзацы. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
При утверждении постановлением, распоряжением состава какой–либо комиссии или списка работников количественным составом пять и более человек состав комиссии или список работников выносится в приложение, о чем в тексте постановления, распоряжения делается ссылка «согласно приложению».
Не допускается размещение в распорядительной части текста постановления, распоряжения таблиц, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации. Указанные части текста помещаются в приложение к постановлению, распоряжению, юридически связанные с распорядительной частью текста.
В последнем пункте постановления, распоряжения указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением постановления, распоряжения, которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний постановления, распоряжения в соответствующей сфере деятельности Сельской администрации.
В конкретных случаях контроль за исполнением постановления, распоряжения может возлагаться на Главу администрации, подписывающего постановление, распоряжение со следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением постановления (распоряжения) оставляю за собой».
В текст постановления, распоряжения не следует включать пункт «Постановление, распоряжение довести до сведения...».
В постановлении, распоряжении, изданном с целью изменения или отмены действующих постановлений, распоряжений, в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого постановления, распоряжения и/или номера отдельных пунктов распорядительной части текста, или приложения к постановлению, распоряжению. Отмена постановления, распоряжения или отдельных пунктов обозначается формулировкой «Признать утратившим силу…»
Постановление, распоряжение может применяться с даты его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.
6) Приложение – оформляется на лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу с написанным заглавными буквами словом «ПРИЛОЖЕНИЕ» со знаком «№» (при наличии нескольких приложений), затем наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, текст центрируется относительно самой длинной строки.
При утверждении постановления, распоряжения только одного приложения слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН).
7) Подпись – отделяется от текста 2-3 одинарными межстрочными интервалами, и состоит из полного наименования должности, личной подписи и её расшифровки (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией и печатается от правой границы текстового поля.
Если Глава администрации отсутствует, то постановления, распоряжения подписывает его заместитель, исполняющий его обязанности на основании соответствующего постановления. При этом к должности руководителя добавляется сокращенное «И.о.» (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя руководителя, подписавшего постановление, распоряжение.
8) Отметка об исполнителе – оформляется на оборотной стороне последнего листа постановления, распоряжения в левом нижнем углу с написанным заглавными буквами словом «ИСПОЛНИТЕЛЬ» и включает в себя название должности, инициалы и фамилию исполнителя.
9) Визы согласования – состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласовано постановление, распоряжение, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, проставляется в правом нижнем углу оборотной стороны последнего листа постановления, распоряжения.
2.2.5. Образцы постановления и распоряжения приведены в Приложении № 5-6.
2.3. Правила оформления протоколов
2.3.1. Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний. Составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протоколы в Сельской администрации могут издаваться в полной форме.
2.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председательствующего, секретаря, присутствующих и, при необходимости, приглашенных лиц. Если количество присутствующих превышает 15 человек, то делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола (Например, Присутствовали: 25 человек (список прилагается)).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащий перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу, если необходимо. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля с абзацным отступом 1,25 см. и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ.
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отместка «Текст выступления прилагается». Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята; при необходимости проводятся итоги голосования: «За – …, против – …, воздержалось – …».
2.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
2.3.4. Протокол печатается на бланке протокола шрифтом TimesNewRoman размером 12 и имеет следующие реквизиты:
1) Наименование органа местного самоуправления на государственных языках Российской Федерации и Республики Алтай.
2) Вид документа – «ПРОТОКОЛ», печатается полужирным начертанием, заглавными буквами и выравнивается по центру.
3) Дата и номер протокола – дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один одинарный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита.
4) Вводная часть протокола – печатается через 2 одинарных межстрочных интервала от даты и номера протокола.
5) Основная часть протокола– печатается через один одинарный межстрочный интервал.
6) Подпись – отделяется от основной части протокола 2-3 одинарными межстрочными интервалами и включает наименования: «Председательствующий», «Секретарь», их личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование «Председательствующий», «Секретарь» печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается напротив наименования с пробелом между инициалами и фамилией и выравнивается по правому краю.
2.3.5. Образец протокола приведен в Приложении № 7.
2.4. Правила оформления служебных писем
2.4.1. Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма, печатаются шрифтом TimesNewRoman размером 12 и имеют следующие реквизиты:
1) Наименование органа местного самоуправления на государственных языках Российской Федерации и Республики Алтай.
2) Справочные данные органа местного самоуправления – включают в себя почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона, при необходимости адрес электронной почты, адрес официального интернет-сайта.
3) Регистрационный номер – проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Сельской администрации и присваивается после подписания служебного письма.
4) Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа – проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа.
5)Адресат – указывается на верхней правой стороне бланка письма и выравнивается по левому краю. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании письма в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например, «Министерство финансов Российской Федерации» или «Правительство Республики Алтай».
При адресовании письма руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например, «Прокурору Турочакского района Республики Алтай И.О. Фамилия».
Наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например, «Руководителю Федеральной службы по труду и занятости И.О. Фамилия».
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. При адресовании письма в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес. При этом почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс,
|
Например:
|
Пенсионный фонд РФ УПФР в Турочакском районе
Тельмана ул., 19, с. Турочак, Турочакский район, Республика Алтай, 649140
|
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
|
Например:
|
Образцову О.П.
Рабочая ул., 5, с. Иогач, Турочакский район, Республика Алтай, 649154
|
6) Текст – излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.
В служебных письмах используют следующие формы изложения:
-от первого лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на рассмотрение проект …»);
-от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
-от третьего лица единственного числа («Администрация муниципального образования «Артыбашское сельское поселение» не возражает», «Администрация муниципального образования «Артыбашское сельское поселение» считает возможным»).
В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!»– в начале письма, над текстом и «С уважением…» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «тщательно изучив Ваши замечания...».
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний, и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи...», «В соответствии...» и т.п.
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.
Если текст письма содержит несколько решений, выводов и т.п., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
7) Отметка о приложении – оформляется под текстом письма через один одинарный межстрочный интервал от текста от границы левого поля.
Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: «Приложение: на 3 л. В 1 экз.».
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение:
1. Заключение на проект … на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке … на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: «Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес».
8) Подпись – в состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).Например:
Глава Администрации муниципального
образования «Артыбашское сельское поселение» личная подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. главы Администрации муниципального
образования «Артыбашское сельское поселение» личная подпись И.О. Фамилия
Или:
Исполняющий обязанности главы
Администрации муниципального
образования «Артыбашское сельское поселение» личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
9) Отметка об исполнителе – проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа письма размером шрифта 10 и состоит из должности, инициалов, фамилии исполнителя и номер его телефона. Например:
Исп.: специалист 1 разряда И.О. Фамилия, тел.: 8 (38843) 1-23-45
2.4.2. Образец письма приведен в Приложении № 8.
2.5. Правила оформления положений, правил, инструкций, регламентов
2.5.1. Положения, правила, инструкции и регламенты утверждаются, как правило, приложением к постановлению, распоряжению, которое оформляется в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции или применяются как самостоятельные правовые акты, подписанные Главой администрации.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу, текст реквизита центрируется относительно самой длинной строки. Например:
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Глава муниципального образования «Артыбашское сельское поселение»
________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
|
В установленных случаях личная подпись должностного лица в грифе «утверждения» заверяется оттиском печати с воспроизведением герба Республики Алтай.
Финансовые, кадровые, архивные документы, оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.
2.5.2. Регламент – совокупность правил, определяющих порядок работы Сельской администрации или его структурных подразделений.
Положение – устанавливает системно-связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Сельской администрации.
Правила – устанавливают нормы и требования, обязательные для исполнения.
Инструкция – определяет порядок осуществления какой-либо деятельности.
2.5.3. Положения, правила, инструкции и регламенты печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и состоят из частей и пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему положения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими или арабскими цифрами и имеют заголовки. Таблицы, графики, карты, схемы, как правило, должны оформляться в виде самостоятельных приложений к положению, а соответствующие пункты положения должны иметь ссылки на эти приложения.
2.5.4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту положений, правил, инструкций и регламентов отвечает на вопрос «О чём?».
Констатирующей частью служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и процедур, другие нормативные требования.
2.6. Правила оформления проектов решений Совета депутатов муниципального образования «Артыбашское сельское поселение»
2.6.1. Глава администрации реализуя право правотворческой инициативы, рассматривает и вносит на сессию Совета депутатов муниципального образования «Артыбашское сельское поселение» (далее по тексту – Совет депутатов) проекты решений.
2.6.2. Разработка проектов решений осуществляется сотрудниками Сельской администрации. Контроль выполнения пунктов решений, осуществляет сотрудники Сельской администрации, внесшие свои предложения по разработке решений.
После подготовки проекта решений сотрудник Администрации отправляем его на рассмотрение Главе администрации.
2.6.3. Решение о внесении на сессию Совета депутатов проекта решения принимается Главой администрации. Делопроизводителем администрации готовится пакет проектов решений для последующей сессии Совета депутатов.
2.6.4. Проект решения печатается шрифтом TimesNewRomanразмером 12 через одинарный межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4.
2.6.5. Проект решения должен содержать следующие реквизиты:
1) Пометка «Проект решения» – печатается на первой странице проекта решения в пределах верхней и правой границ текстового поля размером шрифта 12 с прописной буквы.
2) Название вида документа – печатается размером шрифта 12 с прописной буквы, располагается по центру, отделяется двумя одинарными межстрочными интервалами от предыдущего реквизита.
3) Заголовок – печатается полужирным начертанием, располагается по центу, отделяется 2 одинарными межстрочными интервалами от предыдущего реквизита.
4) Текст – отделяется одним одинарным межстрочным интервалом от предыдущего реквизита. В зависимости от предмета и объема может содержать следующие структурные единицы: пункт и абзац. Пункт нумеруется арабскими цифрами, часть пункта необходимо строить таким образом, чтобы она состояла из одного абзаца, начинающегося с прописной буквы.
5) Подпись – отделяется от текста 2-3 одинарными межстрочными интервалами и включает подпись главы муниципального образования «Артыбашское сельское поселение»
2.6.6. Образец проекта решения приведен в Приложении № 9.
2.7. Иные организационно-распорядительные документы
2.7.1. Грифом «УТВЕРЖДАЮ» («УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА») может придаваться юридическая сила следующим документам:
- годовые планы, графики работы, графики предоставления отпусков, повестки заседаний комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов (утверждаются Главой администрации);
- должностные регламенты муниципальных служащих Сельской администрации (утверждаются Главой администрации);
- финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, акты передачи транспортных средств, оргтехники, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Главой администрации).
- архивные документы: описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения (утверждаются Главой администрации);
- иные документы.
2.7.2. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу, текст реквизита центрируется относительно самой длинной строки. В установленных случаях личная подпись должностного лица в грифе «утверждения» заверяется оттиском печати с воспроизведением герба Республики Алтай.
2.7.3. Руководители структурных подразделений, осуществляющих оформление и согласование проектов организационно-распорядительных документов, несут персональную ответственность за нарушение установленных Инструкцией правил.
2.8. Оформление договоров, муниципальных контактов, трудовых договоров, должностных инструкций
2.8.1. В Сельской администрации заключаются финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (далее по тексту – договоры), а также муниципальные контракты (далее по тексту – контракты) в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
2.8.2. Договоры, контракты оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и составляются в количестве экземпляров по числу сторон.
2.8.3. Трудовые договоры составляются в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 17 июля 2009 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Законом Республики Алтай от 18 апреля 2008 г. «О муниципальной службе в Республике Алтай», Трудовым кодексом Российской Федерации, затем подписываются муниципальным служащим (работником) и представителем нанимателя: Главой администрации и заверяются оттиском печати.
Один экземпляр трудового договора передается муниципальному служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Сельской администрации.
2.8.4. Должностные инструкции оформляются в двух экземплярах, затем подписываются муниципальным служащим (работником) и представителем нанимателя: Главы администрации и заверяются оттиском печати. Должностные инструкции утверждаются Главой администрации.
2.9. Правила оформления справок, докладных записок, объяснительных записок
2.9.1. В Сельской администрации применяются и используются для информационного обмена между должностными лицами, работниками следующие виды записок:
- справки;
- докладные записки;
- объяснительные записки.
2.9.2. Справка –документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера или выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта (о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате).
Справки информационного характера составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы Сельской администрации, оформляются на бланке письма. Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставлений и анализа полученных данных. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.
2.9.3. Докладная записка – документ, адресованный Главе администрации, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащей выводы и предложения составителя.
Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Текст такой докладной записки четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной) излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»).
Образец оформления докладной записки приведен в Приложении № 10.
2.9.4. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание основного документа. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.
2.9.5. Образец оформления объяснительной записки приведен в Приложении № 11.
2.10. Правила оформления доверенностей
2.10.1. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Сельской администрации, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на бланке письма Сельской администрации.
2.10.2. Оформление доверенностей в Сельской администрации осуществляется в соответствии со статьями 185-187 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Сельской администрации, представления интересов Администрации в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативными распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей.
2.10.3. В тексте доверенности указываются следующие обязательные реквизиты:
1) Полное наименование органа местного самоуправления – Республика Алтай Турочакский район Администрация муниципального образования «Артыбашское сельское поселение»;
2) Фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
3) Данные об основаниях, подтверждающих полномочия глав администрации;
4) Содержание доверенных полномочий;
5) Подпись – доверенность подписывает Глава администрации.
2.10.4. Доверенности на право совершения действий от имени Сельской администрации, представления его интересов в государственных, общественных и судебных органах, и иных организациях регистрируется делопроизводителем администрации в журнале регистрации исходящий корреспонденции. Подпись руководителя на доверенности заверяется оттиском печати с воспроизведением герба Республики Алтай.
2.11. Правила оформления телеграмм
2.11.1.Телеграммы должны направляться только по срочным служебным вопросам. Текст их должен быть кратким и четким.
2.11.2. Составление телеграмм производится по установленной форме с соблюдением следующих правил:
- перед адресом указывается категория телеграммы («срочная», серия «П»);
- адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта, номера отделения связи и точного наименования адресата;
- вместе с телеграммой одного содержания, направляемой в несколько адресов, дается перечень рассылки;
- телеграммы печатаются -через два одинарных междустрочных интервала, прописными буквами, без красной строки, переноса слов и без абзацев на одной стороне телеграфного бланка установленного образца. Все исправления в тексте телеграммы заверяются исполнителем;
- в тексте телеграммы не пишутся предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, если их отсутствие не искажает смысл. При необходимости знаки препинания обозначаются буквами: ТЧК, ЗПТ, ДВТЧ, КВЧ.
- цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.
- в отдельных телеграммах перед текстом указывается номер или название документа, на который дается ответ.
2.11.3. Проекты телеграмм до представления их на подпись визируются исполнителем на втором экземпляре, который хранится в деле.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи должны быть указаны сокращенное наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
2.11.4. Ниже подписи проводится черта, под которой указывается зарегистрированный условный (сокращенный) адрес или полное наименование Сельской администрации и полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его инициалы и фамилия.
Отдельной строкой указывается наименование структурного подразделения, фамилия исполнителя и номер его телефона.
2.12. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты. Особенности работы с электронными документами
2.12.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема документов, и служебных материалов организациям (от организаций).
С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге со шрифтом размером не менее 8 пунктов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи.
2.12.2. Для передачи и получения информации может использоваться электронная почта внутри Сельской администрации.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.
2.12.3. Порядок работы с электронными документами предусматривает создание, получение, обработку, хранение и использование электронных документов, а также порядок отправки, получения.
2.12.4. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
2.12.5. Для подтверждения подлинности электронных документов в Сельской администрации используются электронные цифровые подписи.
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации, заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
III. ПОРЯДОК ПЕРЕМЕЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В СЕЛЬСКОЙ АДМИНИСТРАЦИИ (Документооборот)
3.1. Организация документооборота
3.1.1.Перемещение документов в Сельской администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Сельской администрации, регламентируются настоящей Инструкцией, Уставом, должностными инструкциями работников.
3.1.3. В Сельской администрации выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая (входящая) документация;
б) отправляемая (исходящая) документация;
в) внутренняя документация.
3.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
3.2.1.Доставка документов в Сельской администрации осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской службой, по каналам электрической связи (факсимильной и по электронной почте с использованием E-mail).
С помощью почтовой связи в Сельскую администрацию доставляется корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей, пакетов и печатных изданий; фельдъегерской службой – срочная корреспонденция государственных органов; по каналам электрической связи поступают телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения и документы в электронном виде на электронную почту Сельской администрации.
3.2.2.Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Сельскую администрацию корреспонденции осуществляется делопроизводителем администрации.
Документы, поступившие в Сельскую администрацию в рабочее время, проходят первичную обработку, регистрируются в день поступления в журнале регистрации, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др. передаются на регистрацию незамедлительно.
3.2.3.Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается надлежащему адресату. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.
3.2.4.Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и последующего использования.
После регистрации делопроизводитель администрации передает поступившие документы на рассмотрение Главе администрации, который после их изучения проставляет в верхнем левом углу каждого документа резолюцию.
Резолюция - включает инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись Главы администрации.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.
Рассмотренные Главой администрации документы возвращаются делопроизводителю администрации. Делопроизводитель администрации делает копии для исполнителей, на которых в правом верхнем углу проставляет пометку о контроле.
Пометка о контроле включает в себя слово «контроль», срок, до которого должно быть исполнено поручение и подпись делопроизводителя.
Подлинник документа остается у делопроизводителя администрации, исполнителям передаются копии.
3.2.5. Перечень документов, не подлежащих регистрации
- поздравительные письма;
- пригласительные билеты;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
3.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов
3.3.1. Исходящие документы за подписью Главы администрации подлежат единой регистрации делопроизводителем администрации.
3.3.2. Реквизиты исходящих документов (писем) оформляются в соответствии с правилами, установленными разделом II Инструкции.
3.3.3. Исходящие документы передаются делопроизводителю администрации надлежащим образом оформленными, с указанием почтового адреса, электронного адреса или с указанием на рассылку для обработки документов для отправки почтовой связью.
Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются сотрудникам Сельской администрации.
3.3.4.Исходящая корреспонденция за подписью Главы администрации может отправляться почтовой, электронной, факсимильной, фельдсвязью. Документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес. Документы, отправляемые одновременно на один адрес, могут быть вложены в один конверт.
Заказными письмами и бандеролями, либо фельдъегерской службой направляются особо важные, срочные документы, исполнительные листы и организационно-распорядительные документы Сельской администрации, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.
3.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
3.4.1. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями.
3.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
3.4.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
3.4.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться тем, что объем передаваемого документа (текста, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов.
IV. Контроль исполнения документов
4.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
4.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
4.3. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан – с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяется, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
1) с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
2) без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца;
3) по депутатским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня получения;
4) по поручениям Правительства Республики Алтай, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Республики Алтай, поступившим от ответственного исполнителя на согласование – до 10 дней;
5) по обращениям граждан – до одного месяца со дня регистрации;
6) по протесту прокурора – не позднее чем в 10-дневный срок с момента поступления;
7) по представлению прокурора – подлежит безотлагательному рассмотрению;
8) по судебным решениям – в сроки, установленные судебным решением.
Если последний срок исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
4.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Главы администрации, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Главы Республики Алтай или Правительства Республики Алтай допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Сельская администрация представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящие органы или организация-автор документа.
4.5. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с Главой администрации.
4.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
V. РАССМОТРЕНИЕобращениЙ (жалоб, предложений) граждан
5.1. Общие требования
5.1.1. Работа с обращениями граждан регламентирована Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и возлагается на делопроизводителя администрации.
5.1.2. Личный прием граждан осуществляют Глава администрации. Если во время приема невозможно решить поставленные вопросы, от посетителя принимается письменное обращение, которое после регистрации передается в установленном порядке соответствующему специалисту на исполнение.
Если поставленные вопросы не входят в компетенцию Сельской администрации, ему разъясняет его право обратиться в соответствующие организации.
5.1.3 Обращение, не содержащее сведений о фамилии, имени и отчестве, а также данных о месте жительства, работы или учебы заявителя, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.
Все поступающие в Сельскую администрацию предложения, заявления и жалобы граждан должны быть зарегистрированы в день их поступления в специальном регистрационно-контрольном журнале. Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях. При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат регистрации в день их поступления.
После регистрации, письма передаются руководству на рассмотрение. Резолюция руководства должна быть конкретной, с указанием ответственного исполнителя и даты исполнения.
Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству. Ответ может быть дан в письменной или устной форме.
В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и номер служебного телефона. Исходящий номер ответа состоит из регистрационного номера и даты отправления.
5.1.4. Сотрудник администрации, ответственный за делопроизводство по обращениям граждан, осуществляет ежедневный контроль за соблюдением сроков рассмотрения поступающих предложений, заявлений и жалоб граждан.
5.2. Сроки рассмотрения писем граждан
5.2.1. Предложения, заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в срок до 1 месяца со дня регистрации.
5.2.2. В тех случаях, когда для рассмотрения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены руководством, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
5.2.3. Нарушение установленного порядка рассмотрения писем граждан, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также преследование граждан в связи с подачей жалоб, либо за содержащуюся в них критику, влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.
VI. Изготовление, учет, использование и хранение ПЕЧАТЕЙ
6.1. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением герба Республики Алтай осуществляется в соответствии с Законом Республики Алтай от 24 апреля 2003 г. № 11-9 «О гербе Республики Алтай», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
6.2.Печати с воспроизведением герба Республики Алтай (далее – гербовая печать) хранятся в сейфах, иные печати, штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).
Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации производится по разрешению Главы администрации. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Главу администрации, который принимает меры по организации служебного расследования. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту.
6.3.Оттиск гербовой печати проставляются на подлинниках документов, подписанных Главой администрации или лицом, исполняющим его обязанности.
Оттиск гербовой печати проставляется также на платежных поручениях, других финансовых документах, договорах (соглашениях) и в иных установленных случаях. Передача гербовых печатей посторонним лицам и вынос их за пределы здания не допускается.
6.4. Гербовой печатью заверяются: подпись Главы администрации, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или распоряжением Главы администрации представлены соответствующие полномочия.
Гербовой печатью удостоверяются:
- все виды контрактов, договоров и соглашений, заключаемых Сельской администрацией с другими ведомствами, предприятиями, учреждениями и организациями в пределах и порядке осуществления возложенных на Сельскую администрацию функций и задач;
- финансовые документы и отчеты, представляемые Сельской администрацией в Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы;
- документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки по заработной плате;
- документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Сельской администрации, акты о выполненных работах и предоставленных услугах, приема-передачи материальных ценностей, гарантийные письма, доверенности;
- характеристики работников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, справки;
- штатные расписания, изменения к ним;
- документы, в которых воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативным актом и др.;
- другие документы и их копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
Заверение документов финансово-экономической и хозяйственной деятельности, влекущих за собой финансово-имущественные обязательства Сельской администрации, негербовыми печатями не допускается.
6.5. Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.
6.6. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Главы администрации используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись Главы администрации и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных документов не допускается.
6.7. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
6.8. Ответственность за надежность хранения, а равно законность использования гербовой печати возлагается на Главу администрации.
VII. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
7.1. Порядок составления номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в Сельской администрации с указанием сроков их хранения, в установленном Инструкцией порядке.
7.1.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники, справочники, бюллетени и тому подобные информационные и периодические издания.
7.1.3. Основными требованиями при составлении номенклатуры дел являются:
- раздельная группировка документов постоянного и временного хранения;
- конкретная и четкая формулировка заголовков дел, полностью отражающая состав и содержание документов в деле, исключающая в дальнейшем возможность группировки в дела документов, не соответствующих содержанию и сроку хранения;
- применение единой системы индексации.
Нумерация дел должна быть валовой, индекс дела должен состоять порядкового номера дела. Порядок расположения каждого дела внутри разделов определяется степенью его важности, сроком хранения.
Основные правила составления заголовков дел следующие:
- кратко и четко формулировать заголовок. Заголовки дел типа «Разная переписка», «Руководящие материалы» и тому подобные не допускаются;
- в заголовках дел, содержащих переписку, следует уточнять с кем и по какому вопросу или группе однородных вопросов она ведется;
- в заголовках дел, содержащих отчетную или плановую документацию следует указывать периодичность и характер этой документации;
- в заголовки дел, сформированных из статистических отчетов, необходимо включать название отчета (форму), номер или условное обозначение;
- термин «документы» употреблять в заголовках дел в тех случаях, когда в дело объединяются разные виды документов по одному и тому же вопросу, при этом в скобках указывается три-четыре вида документов.
Сроки хранения документов определяют, исходя из научной и практической ценности документов в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями документов. Согласно перечням существуют сроки хранения дел – постоянный, временный (свыше 10 лет), временный (до 10 лет). Помимо этого, некоторые документы хранятся «до минования надобности», «до замены новыми».
Некоторые дела наряду со сроками хранения могут иметь отметку «ЭПК». Это означает, что по окончанию делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности, с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.
Дела по вопросам, которые не разрешены в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же наименованием и с одним и тем же индексом в течение срока, необходимого для разрешения вопроса.
7.1.4. При составлении номенклатуры дел в каждом разделе следует оставлять несколько свободных номеров для включения дел, которые могут быть дополнительно заведены в течение года.
В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.
7.2. Правила формирования и хранения дел
7.2.1. Исполненные и правильно оформленные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел.
Формирование и хранение дел организуется так, чтобы обеспечивалась полная сохранность документов и возможность их быстрого использования.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- правильно помещать документы в то или иное дело, проверять соответствие содержания подшиваемых документов заголовку дела;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением дел, продолжение которых более одного года вызывается необходимостью;
- систематизировать документы внутри дела по хронологии или в порядке разрешения вопроса, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы помещать в начале дела;
- группировать в дела документы со всеми приложениями и дополнительными материалами. Приложения большого объема можно формировать в отдельный том этого же дела;
- проверять правильность оформления документов;
- не допускать подшивки в дела лишних и дублетных экземпляров, а также неисполненных, неоформленных и подлежащих возвращению документов.
7.2.3. Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При наличии большого количества листов дело подразделяется на тома.
7.2.4. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов.
7.2.5. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие может проводиться с разрешения руководства с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.
7.2.6. Лица, виновные в нарушении установленных правил хранения служебных документов, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в установленном порядке.
VIII. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮИ ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
8.1. Оформление и передача дел в архив
8.1.1. После проведения научно-технической обработки документов (один раз в 3 года) документы оформляются для последующего их хранения в архиве. Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, дела временного срока хранения – частичному оформлению.
8.1.2. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле и составление заверительного листа; оформление внутренней описи к документам дела; оформление всех элементов обложки дела.
8.1.3. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подшивают в дела на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, дат, резолюций на них.
8.1.4. Все листы в деле должны быть пронумерованы черным графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно. Лист, пришитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный вдвое и пришитый за середину – как два листа.
Фактически имеющееся количество листов в деле выносится на обложку дела и в заверительный лист, помещенный на конце дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Сельской администрации, наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.
8.1.5. Передача дел в архив производится через 3года после завершения их в делопроизводстве по описям. Описи дел составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра передаются в архив, а один экземпляр хранится в Сельской администрации. При приеме дел проверяется правильность оформления и описания в описи.
8.2. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
8.2.1. Инструкция устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.
8.2.2. После отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению.
8.2.3. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2014 года).
8.2.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей Сельской администрации (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
Образец бланка постановления
